Recent zijn wij ons eigen onderzoek gestart naar de rol van HRM binnen Het Nieuwe Werken. De voornaamste doelstellingen van het onderzoek zijn om de stand van zaken omtrent HRM in Het Nieuwe Werken te schetsen en te achterhalen waar concrete knelpunten waarneembaar zijn.

Om dit te bewerkstelligen wordt momenteel volop onderzoek gedaan bij middelgrote als grote bedrijven aan de hand van persoonlijk afgenomen interviews. Ons onderzoek richt zich op de volgende 7 aandachtsgebieden:

• Leidinggeven en managen
• Cultuur en werkhouding
• Ontwikkelingsmogelijkheden
• Ziekte/overbelasting en werkdruk
• Samenwerking en binding met organisatie
• Competenties en eisen
• Resultaten

Via deze weg willen we graag de eerste resultaten omtrent de rol van projectmanagement delen.

Projectmanagement: spil in de organisatie
Uit ons onderzoek blijkt dat projectmanagement een uitstekende basis is voor het succesvol inzetten van Het Nieuwe Werken. Hierbij is de uitvoerende- en managementrol, en het succesvol inzetten hiervan, van de projectmanager van groot belang.

Binnen Het Nieuwe Werken eist effectief projectmanagement ook meer van de telewerker. Naast de uitvoerende rol binnen het proces, is het ook zaak dat de telewerker zichzelf managet. Deze wisselwerking tussen telewerker en projectmanager is de basis voor effectief projectmanagement.

Er valt hier dan ook zeker nog winst te behalen. Bijvoorbeeld door het stellen van hogere eisen aan zowel telewerkers als hun leidinggevenden en door het slim inrichten van nieuwe (flex)-werkplekken en IT-voorzieningen.

11 voordelen op een rij
De principes van projectmanagement zijn bij uitstek geschikt om de werkstructuur van telewerkers te vormen. Ingezet als meetlat wordt duidelijk welke kennis en vaardigheden benodigd zijn om taken succesvol uit te voeren.
Uit ons onderzoek naar de praktijk van projectmanagement binnen Het Nieuwe Werken en gesprekken met professionals komen 11 voordelen van de inzet van projectmanagement binnen telewerken duidelijk naar voren:

1. Twee rollen: effectieve wisselwerking tussen de uitvoerende- en managementrol
2. Uitstekende voorbereiding op de werkzaamheden
3. De werkzaamheden worden gefaseerd
4. De werkzaamheden worden georganiseerd
5. De werkzaamheden worden gepland
6. De uitvoerende taken zijn benoemd en inzichtelijk
7. De managementtaken zijn benoemd en overzichtelijk
8. De uitvoering wordt beheerst
9. De resultaten worden gedefinieerd en bewaakt
10. De resultaten worden beoordeeld en geëvalueerd
11. De rol van de projectmanager wordt beoordeeld en geëvalueerd

De grootste voordelen zijn zodoende dat projectmanagement structuur biedt die helder is voor alle betrokkenen en dat te allen tijde duidelijk is waar verantwoordelijkheden liggen.

Telewerkprofessional adviseert en helpt organisaties bij het succesvol introduceren, implementeren en verbeteren van projectmanagement binnen Het Nieuwe Werken. Zo geven wij antwoord op vragen als hoe richt ik mijn organisatie op HRM in voor Het Nieuwe Werken? Zijn mijn medewerkers geschikt om te gaan Telewerken en hoe voorkom ik stress? en Hoe kan ik Het Nieuwe Werken goed sturen en krijg ik inzicht in de resultaten?

Voor meer informatie over ons onderzoek of een vraagstuk betreffende uw organisatie kunt u altijd contact met ons opnemen.

De gereedschapskist van het nieuwe werken: 5 handige tools

Dropbox
Dropbox is een van de meest gebruiksvriendelijke online opslagdiensten die momenteel beschikbaar is. De dienst geeft zijn gebruikers twee gigabyte opslagruimte cadeau en hiermee heb je in een klap een harde schijf in de cloud. Daarbij krijg je voor elke collega die je uitnodigt 250MB bovenop je bestaande ruimte. Door bestanden op te slaan in Dropbox kan je ze vanaf elke plek met een internetverbinding downloaden en gebruiken. Het grote voordeel van Dropbox is dat de dienst synchroniseert over al je apparaten. Een bestand opslaan op je computer? Het is direct terug te zien binnen de Dropbox-map op een smartphone. Daarnaast kan je collega’s makkelijk toegang geven tot jouw mappen: ideaal om samen te werken en bestanden onderling te delen.

Google Docs
Google Docs is een handige oplossing om samen met je collega’s aan documenten te werken. Heen en weer mailen is verleden tijd, de documenten staan namelijk op een centrale plek waarin iedereen aan een document kan werken mits hij of zij daar toestemming voor heeft. De enige handeling is het doorsturen van een link met het adres van het document. Google Docs kan naast tekstdocumenten ook uit de voeten met spreadsheets, presentaties en formulieren. Net als bij Dropbox is het basisgebruik (tot 1GB) gratis, meer opslagruimte (20GB) kost nog geen vijf euro per jaar.

Evernote
Evernote kan je zien als een extensie van het menselijk geheugen en is daarmee de ultieme productiviteitdienst. In Evernote maak je notebooks voor werkzaamheden, zoals gestructureerde to do-lijsten, aantekeningen, voorstellen en resultaten. De geschreven notes zijn in dit geval ook meer dan alleen tekst: je kan er filmpjes, URL’s, GPS-locaties, tags of afbeeldingen aanhangen en ze zijn makkelijk te delen via e-mail en updaten in realtime. Een update voor de takenlijst binnen een bepaald project komt dus al binnen bij je manager terwijl die nog in een vergadering zit. Ook deze software is toegankelijk vanaf een computer, een smartphone en een tablet-pc.

Skype
Met Skype heb je eigenlijk geen telefoons meer nodig. Via internet kan je gratis bellen met andere Skype-collega’s en bellen naar vaste en mobiele telefoonnummers (vanaf 2,2 eurocent per minuut), chatten, bestanden uitwisselen en schermen delen. Het enige wat je nodig hebt is een goede headset. Skype is daarmee niet alleen een handige tool, maar ook een kosten besparende dienst.

Yammer
Collega’s die korte berichten naar elkaar sturen via Twitter of Facebook, handig maar wel veelal openbaar. Deze communicatieve functionaliteit van sociale media kan je gelukkig ook op een andere manier binnen een organisatie inzetten. Een voorbeeld van zo’n dienst is Yammer, dat lijkt op een interne Twitter-service. De software van Yammer is zo gemaakt dat alle communicatie alleen zichtbaar is voor werknemers die zich hebben geregistreerd met hun bedrijfs-mail. Daarnaast gelden ook andere regels dan op Twitter: in plaats van een tekstbericht dat uit maximaal 140 tekens mag bestaan kunnen binnen Yammer lange berichten worden gepost met verschillende bijlagen; documenten (Word, Powerpoint, PDF), afbeeldingen, links en uitnodigen voor evenementen. Daarnaast kunnen er voor elk project of afdeling sub-netwerken worden aangemaakt, handig om informatie van elkaar te scheiden. Gebruik van Yammer is gratis voor een ongelimiteerd aantal gebruikers in een netwerk, betaalde upgrades zijn ook mogelijk.

In september publiceerde we een profiel van de manager van de toekomst en gingen we in op de kwaliteiten en eigenschappen die een manager moet hebben om de principes van het Nieuwe Werken goed in te zetten. Het Nieuwe Werken pleit ervoor om werkprocessen zo aan te passen dat medewerkers optimaal kunnen functioneren. Dit gaat verder dan het doorbreken van de 9 tot 5 mentaliteit. In dit artikel delen we dan ook onze visie over hoe de ideale telewerker functioneert binnen een organisatie die het Nieuwe Werken omarmt. Dit doen we rond drie thema’s met ‘zelf’ als kernwoord: zelfkennis, zelfstandig en zelfontwikkeling.

Zelfkennis
De ideale telewerker kent zijn organisatie, kent zijn collega’s, maar kent ook vooral zichzelf. Deze zelfkennis bestaat uit weten waar je goed in bent, maar ook uit het kennen van ontwikkelingsmogelijkheden. Een ander verwant aspect is dat de telewerker weet welke vaardigheden er in zijn of haar portfolio zitten en deze kan koppelen aan concrete doelen binnen het werk. Zo draagt een ervaren telewerker zelf zorg voor het op een lijn zitten met de werkzaamheden. Zelfkennis en ervaring vertalen zich ook naar de relatie met een manager en de ruimte die hierbinnen is voor het afstemmen van een managementstijl.

Zelfstandig
Zelfstandigheid zit hem niet alleen in het gewoon doen van je werk buiten de traditionele werkomgeving, maar ook in het zelfstandig formuleren van een thuiswerkplan of het zelfstandig formuleren van beoogde resultaten. De basisvoorwaarden hiervoor liggen in de vaardigheden om gestructureerd te kunnen werken en transparant te zijn in je uitvoering, voortgang en doelen. Dit zal voor de ervaren telewerker minder moeilijk zijn, maar dit is een aspect dat van de ideale telewerker wordt verwacht. De ideale telewerker denk daarnaast ook mee over de te bewandelen strategie betreft de organisatie of het product en schroomt niet zijn of haar visie te delen met collega’s of een manager.

Zelfontwikkeling
Zelfkennis leidt naast zelfstandigheid ook tot een duidelijk persoonlijk profiel van een telewerker. Een profiel waarin duidelijk is waar persoonlijke valkuilen en ontwikkelingsmogelijkheden liggen en hoe valkuilen te omzeilen en kansen te benutten. Ondanks de aanwezige ervaring wil de ideale telewerker zich namelijk ontwikkelen en doorleren. Al deze facetten zijn onderdeel van een beoogd persoonlijk ontwikkelingsplan dat iedere telewerker, ervaren en onervaren, zou moeten hebben. De beste manier om jezelf aan de organisatie te binden, is door jezelf onmisbaar te maken.

Kortom: de ideale telewerker voor de toekomst beschikte over gezonde zelfkennis, een doeners-mentaliteit en is nooit uitgeleerd. Benieuwd hoe wij onze visie over de toekomst vertalen naar een concreet trainingsaanbod? Bekijk dan deze pagina.

Zoals bij elke nieuwe ontwikkeling kent ook het nieuwe werken enkele valkuilen. Hobbels in de weg die zorgen voor een stroef proces en veel onnodige frustraties bij zowel werkgevers en werknemers. Als hulpmiddel hebben wij een lijst gemaakt met de 10 meest voorkomende valkuilen met als doel: voorkomen is beter dan genezen.

1. Gebrek aan werkstructuur
Als telewerker is een goede werkstructuur de eerste prioriteit. Dit voorkomt dat het werken en de huishoudelijke klussen elkaar overlappen of in de weg zitten. Met een goede werkstructuur is duidelijk wat er gedaan moet worden binnen een bepaalde termijn en voorkom je verwarring.

2. Overdaad
Met overdaad doelen we op het te veel energie en tijd stoppen in je werkzaamheden. Dit komt vaak voort uit angst om onvoldoende te presteren tijdens het werken vanuit huis. Ook hier komt een goede werkstructuur van pas, omdat precies duidelijk is wanneer wat gedaan moet worden.

3. Isolement
De angst bestaat bij sommige telewerkers dat thuiswerker leidt tot isolement door een gebrek aan collega’s om je heen. Hier van te voren afspraken over maken voorkomt problemen; vaste contactmomenten kunnen hier een uitkomst bieden.

4. Burnout
Dit punt hangt sterk samen met de valkuil Overdaad. Als prestaties en verwachtingen niet goed worden vastgelegd kan onzekerheid ontstaan over de gewenste productiviteit. Duidelijke afspraken tussen manager en thuiswerker bieden een uitkomst.

5. Communicatie overload
Niets is frustrerender dan tijdens een productieve werksessie constant gestoord worden met vragen of opmerkingen. Maak daarom duidelijke afspraken over momenten waarin overleg kan plaatsvinden.

6. Gebrek aan aansturing
Thuiswerkers kunnen op een eilandje belanden wanneer er onvoldoende aansturing  en helderheid over de gang van zaken is. Geef thuiswerkers constant het gevoel dat ze ondanks het thuiswerken altijd onderdeel van het bedrijf zijn en blijven.

7. Onvoldoende binding met product en organisatie
Een voorwaarde voor een gemotiveerde en productieve thuiswerker is de binding met het product en/of de organisatie. Zowel manager als werknemer moeten zorg dragen in een gezonde binding tussen de thuiswerker en het product.

8. Werk uitstellen
Een oud gezegde luidt: van uitstel komt afstel. Een ‘dat komt later wel’- houding kan een valkuil zijn voor thuiswerkers. Werk is werk en dat geldt ook voor thuiswerkers.  Een duidelijke tijdsplanning met afgebakende taken voorkomt dat het uitstellen van werk tot problemen zal leiden.

9. Rivaliteit tussen gewone medewerkers en telewerkers
Rivaliteit op de werkvloer is nooit wenselijk. Het is dan ook van belang dat zowel gewone medewerkers als telewerkers inzicht hebben in elkaars takenpakket en begrijpen waarom de een vanuit huis kan werken en de ander vanuit kantoor. Er ligt een taak voor de manager om dit wederzijds begrip te bewaken.

10. Management heeft geen vertrouwen in thuiswerkers
Misschien wel de belangrijkste valkuil van deze lijst. De basis van het nieuwe werken is een wederzijdse vertrouwensband tussen management en medewerkers. Zonder dit vertrouwen is elk traject dat het nieuwe werken wil invoeren gedoemd te mislukken.

Advies bij het voorkomen van deze tien valkuilen? Bekijk ons aanbod aan trainingen en consultancy.

Als adviseur en trainer bij de opzet en/of integratie van nieuwe werken-trajecten spreken wij veel enthousiaste managers, maar natuurlijk ook veel enthousiaste werknemers. Tijdens trainingen zijn dit soort momenten van interactie bij uitstek het moment om te polsen wat werknemers van hun managers verwachten in het nieuwe werken. Op basis van werknemersverhalen door de jaren heen is een duidelijk profiel ontstaan van de manager van de toekomst. In dit artikel delen wij onze visie over hoe de manager van de toekomst werkt rond de volgende kernthema’s: Adaptief & persoonlijk, Bindende factor en Management on demand.

Adaptief en persoonlijk
De manager van de toekomst geeft zijn werknemers de ruimte zich te ontwikkelen. Niet alleen ontwikkeling op arbeidsniveau, maar ook als individu. De manager van de toekomst ziet zijn werknemers dan ook niet als een homogene groep, maar als individuen. Een van de belangrijkste taken voor de manager van de toekomst is dan ook dat hij zich kan verplaatsen in de wereld van zijn collega’s en daar zijn benadering op aanpast.

Bindende factor
In het nieuwe werken zal de manager zich steeds meer moeten positioneren als bindmiddel tussen organisatie en haar werknemers. Daarbij is het zaak dat de manager eigen initiatief aan de kant van de werknemer stimuleert, maar ook faciliteert. Vertrouwen en perspectief zijn in dit kader de sleutelwoorden. Werknemers moeten blind kunnen vertrouwen op hun manager en daarbinnen is het bieden van perspectief een belangrijk onderdeel. Dit houdt in dat een manager motiveert en stimuleert waar nodig en dat eerlijke feedback ervoor zorgt dat de neuzen dezelfde kant op staan.

Management on demand
Dit laatste punt vloeit voort uit de voorgaande twee thema’s. Management on demand houdt in dat de gehanteerde manier van management wordt afgestemd op de vraag. Deze manier van management komt voort uit een visie van wederzijds vertrouwen. Waar het om draait is dat de manager van de toekomst een gereedschapskist heeft met verschillende management-tools. Zo zal bijvoorbeeld de ene situatie meer vragen om een begeleidende aanpak in plaats van een leidende benadering en vraagt een situatie soms om motivatie of humor dan om (opbouwende) kritiek. Hierbij staat nooit de manager centraal, maar de inhoud en het proces. Transparantie, openheid en een manager die zichzelf kwetsbaar durft op te stellen zijn hierin kerneigenschappen. In het nieuwe werken staat de zelfstandigheid van de werknemer centraal, de manager van de toekomst vertaalt deze vrijheid naar uitdagingen

De manager van de toekomst zal in het nieuwe werken de hierboven beschreven paden bewandelen. In de volgende nieuwsbrief kijken we naar de werknemer van de toekomst. Benieuwd hoe wij onze visie over de toekomst vertalen naar een concreet trainingsaanbod? Bekijk dan deze pagina.

Managers van afdelingen waarvan veel medewerkers mobiel of thuis werken zien zich voor nieuwe uitdagingen geplaatst. Nieuwe vaardigheden zijn nodig. Hoe komt deze manager aan die vaardigheden? Moet er getraind worden of gecoacht? Willem de Jager van het Telewerkforum geeft antwoorden.

De werkwereld staat op z’n kop – Visie

Het Nieuwe Werken betekent een andere visie kijk op de werkwereld. Oude werkverhoudingen waarbij  de werkzaamheden op kantoor of bedrijf worden verricht, zijn verleden tijd. Steeds meer mensen willen geheel of gedeeltelijk telewerken.
Een uitgangspunt bij deze nieuwe visie is:

1. Wantrouwen moet vertrouwen worden
Veel organisaties sturen nu op de aanwezigheid van medewerkers op de werkvloer. Dat wil nog niet zeggen dat die medewerkers ook effectief werken. Sommige medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het lezen van e-mails en sociale contacten op het werk.

Het management geeft geen leiding meer aan telewerkers maar begeleiding. Van de telewerker mag verwacht worden dat ze een behoorlijke mate van zelfstandigheid hebben en zelf kunnen aangeven welke ondersteuning ze nodig hebben. De manager is veelal facilitair en ondersteunend.
Veel managers zijn bang dat bij het nieuwe werken extra energie en tijd  geïnvesteerd moet worden. Het tegendeel is waar.  Dat betekent wel dat managers hun taak anders moeten inrichten en vorm geven.

Andere uitgangspunten, die wij later in berichten zullen behandelen zijn:
2. Ervaren werknemers winnen tijd met het nieuwe werken
3. Jonge mensen investeren bij het nieuwe werken
4. Management krijgt een andere invulling
5. Geen werkprofielen en medewerkers zoeken, maar telewerkprofielen
6. Inschatten en begroten werkzaamheden staat centraal
7. Geen uren, maar afgebakende werkzaamheden

Op een terras in Amsterdam hadden wij een video-interview met de directeur van Telewerkforum HNW.
Hij vertelt over het vermijden van stress bij telewerkers, het belang van het verruimen van openingstijden in de gezondheidszorg en in de kinderopvang. Kijk en luister naar het hele verhaal.

Het thuiswerken kent ook valkuilen. Een veelgenoemde:

Ik kan mijzelf moeilijk aan het werk zetten, de wasmachine is nog vol en er zijn thuis zoveel dingen te doen!

Voor een aantal mensen is het lastig om thuis te werken omdat de medewerker te veel wordt afgeleid door de thuissituatie. In een huishouden, zeker met jonge kinderen is altijd wel iets te doen en zonder duidelijke afspraken kan thuiswerken uitlopen tot extra spanning en stress. Voor thuiswerkers is het belangrijk dat de thuissituatie is afgestemd op het thuiswerken. Natuurlijk kan het voorkomen bij thuiswerkers dat je gestoord kunt worden tijdens werk thuis. Probeer de stoorelementen die je werk kunnen beïnvloeden goed vooraf te formuleren en probeer hierin zoveel mogelijk rust te brengen. Is er een professionele werkplek om rustig te werken? Daarnaast is het belangrijk om het thuiswerken te structureren. Maak afspraken op welk moment je gaat werken en wanneer je klussen af moeten zijn. Daarnaast is het ook belangrijk om je privé-activiteiten in kaart te brengen. Voor bijna de meeste thuiswerkers geldt dat je beter een taak goed kunt afronden dan tien zaken half af zijn.

Sommige thuiswerkers vinden het prettig om tijdens het thuiswerk de wasmachine even te vullen. Vaak zijn dit medewerkers die over bepaalde zaken willen nadenken en even afstand willen nemen van de materie, soms letterlijk, om daarna weer aan het werk te gaan. Wij adviseren thuiswerkers dan ook om de mate van concentratie bij werkzaamheden goed te meten en te bepalen wat een optimale situaties om de taken thuis uit te voeren.

Telewerkprofessional kan Competenties meten die noodzakelijk zijn voor de thuiswerker. De thuiswerker krijgt zicht op de aanwezige competenties en vaardigheden die nog aangeleerd moeten worden om effectief thuis te kunnen werken.

Samen met de leidinggevende kunnen wij een Thuiswerkplan ontwikkelen om het thuiswerk goed te structureren. Dit geeft overzicht en rust voor de medewerker die thuis werkt.

Is uw organisatie klaar om medewerkers thuis te laten werken?
Telewerkprofessional heeft voor u een quick scan ontwikkeld om snel te ontdekken of uw organisatie goed voorbereid is om efficiënt en effectief telewerken in te voeren.

Bestel nu de Quickscan of vraag meer informatie.